Quyết định 28 được áp dụng đối với bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc (gọi chung là bộ, ngành, địa phương). Các cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các bộ, ngành, địa phương, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật công nghệ để áp dụng, được thực hiện theo quy định tại Quyết định này.

Theo Quyết định 28, văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. Quyết định không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư lưu trữ.

Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QLVB&ĐH), trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.

Các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 7 của Quyết định 28. Điều khoản này quy định các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy gồm: văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ; văn bản theo Danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, địa phương quyết định ngoài các văn bản theoquy định tại điểm a khoản 2 Điều này và theo quy định của pháp luật.

Quyết định 28 cũng quy định cụ thể về yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử. Theo đó, văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý, lưu trữ và phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó được ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận. Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống QLVB&ĐH; phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ và về định dạng theo quy định của Bộ TT&TT. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống QLVB&ĐH.

Quyết định 28 của Thủ tướng Chính phủ còn quy định cụ thể về: các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử; quy trình gửi, nhận văn bản điện tử; hạ tầng kỹ thuật, công nghệ cũng như trách nhiệm của Văn phòng Chính phủ, Bộ TT&TT, Bộ Nội vụ, Ban Cơ yếu Chính phủ và các bộ, ngành, địa phương trong việc tổ chức thực hiện các quy định mới về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Về quy định chuyển tiếp, Quyết định 28 nêu rõ, Văn phòng Chính phủ phối hợp với các bộ, ngành, địa phương đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử theo Quyết định này tổ chức kết nối, liên thông hệ thống QLVB&ĐH với Trục liên thông văn bản quốc gia và thực hiện thí điểm gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này hoàn thành trước ngày 31/12/2018, áp dụng chính thức kể từ ngày 1/1/2019.

Đối với các bộ, ngành, địa phương còn lại thực hiện kết nối, liên thông hệ thống QLVB&ĐH với Trục liên thông văn bản quốc gia, bảo đảm hoàn thành việc kết nối, liên thông, gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quyết định này trước ngày 30/6/2019.

Đối với Bộ Quốc phòng thực hiện kết nối, liên thông hệ thống QLVB&ĐH với Trục liên thông văn bản quốc gia tại một đầu mối (không kết nối, liên thông nội bộ) theo lộ trình quy định tại khoản 1 Điều này.

Việc ban hành Quyết định 28 của Thủ tướng Chính phủ nhằm tạo hành lang pháp lý đồng bộ và thống nhất cho việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; tổ chức triển khai đồng bộ hoạt động kết nối liên thông văn bản điện tử giữa Chính phủ và cơ quan hành chính nhà nước các cấp, tạo động lực mạnh mẽ hơn nữa cho việc ứng dụng CNTT trong hoạt động hành chính, hướng đến hiện thực hóa nền hành chính không giấy.