Chuyển đổi số - Nguồn: Internet

Chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số

Năm 2019, Việt Nam đã có thành công trong việc nâng cao nhận thức về Chuyển đổi số của các lãnh đạo doanh nghiệp (DN) và đã có những bước chuyển biến tích cực. Kết quả tăng trưởng ngành thương mại điện tử Việt Nam trong những năm qua là rất đáng tự hào. Tuy nhiên, trên thực tế, một số DN lại nghĩ rằng, chuyển đổi số là số hóa, bằng cách quyét các thông tin từ các văn bản giấy, lưu các tập tin dưới dạng khác nhau như ảnh hay file PDF trên máy tính chủ. Việc dùng chữ ký điện tử được coi như là đã số hóa, nhưng quy trình báo cáo của DN, các văn bản giấy vẫn được ký bút mực lưu hành. Một số DN cho rằng, dùng hệ thống báo cáo Netezza hay Oracle thì đã có nền tảng Dữ liệu lớn để khai thác hành vi của khách hàng và không cần đầu tư gì nữa.

Trong những năm gần đây, nhiều khái niệm mới như Chuyển đổi số, Học máy, Điện toán đám mây, Dữ liệu lớn, IoT, 5G... trên các phương tiện truyền thông gây nhầm lẫn cho không ít tổ chức, DN. Chuyển đổi số là quá trình sử dụng các công nghệ số trong các quy trình kinh doanh mới - hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh cũ, thay đổi văn hóa làm việc của DN, nâng cao trải nghiệm khách hàng để đáp ứng các yêu cầu của kinh doanh và thay đổi của thị trường, giảm chi phí vận hành và mang lại lợi nhuận cao hơn cho DN. Cần nhấn mạnh rằng, đây là sự chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số để tiết kiệm thời gian và kinh phí, chứ không phải là số hóa những tài liệu giấy tờ đã có dưới dạng PDF hay ảnh rồi lưu trữ vào máy tính.

Ví dụ, khách hàng của một ngân hàng phải mất thời gian điền tên họ, tài khoản, số tiền… vào mẫu giấy chuyển tiền, ký tên, rồi nhân viên ngân hàng vẫn phải điền thông tin vào máy tính, ký, rồi quét cái tờ khai và chứng minh nhân dân để lưu trữ, mất 30 phút của khách hàng và nhân viên ngân hàng, chưa kể lỗi do viết tay và gõ phím - đó là cách làm việc truyền thống.

Trong khi khách hàng của công ty viễn thông muốn thay đổi gói cước từ 3G lên 4G, ở văn phòng đại diện, chỉ cần điền mã số khách hàng trên Ipad thì tất cả mọi thông tin khách hàng hiện ra, tự chọn gói cước 4G, sau khi kiểm tra, khách hàng ký tên trên Ipad, tất cả thông tin tự động lưu về hệ thống Chăm sóc khách hàng và gửi ngay tin nhắn và email thông báo gói cước của khách hàng đã thay đổi, hướng dẫn khởi động lại điện thoại và đặt câu hỏi về thái độ phục vụ của nhân viên, mất 1 phút của khách hàng và 10 giây của nhân viên chăm sóc khách hàng, thay vì phải điền, ký, kiểm tra, quyét và lưu – đó là chuyển đổi số.

Các thành phần và chức năng của SMAC - Nguồn: Internet

Năm 2007, IDC đã chỉ ra được những công nghệ số SMAC sẽ là xu hướng của thế kỷ 21 - SMAC là từ viết tắt của Social (Xã hội), Mobile (Di động), Analytics (Phân tích, dựa trên nền tảng Dữ liệu lớn) và Cloud (nền tảng Điện toán đám mây). Thuật ngữ SMAC bao hàm các khái niệm về các sản phẩm và gói dịch vụ mới mà các DN đang triển khai để đem lại những giải pháp hiệu quả và linh hoạt cho người tiêu dùng. Theo công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner: “Công nghệ số và kinh doanh công nghệ số là chất xúc tác cho sự thay đổi đang ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa người và máy, mang đến kết quả tốt hơn cho khách hàng”.

Sự liên kết giữa công nghệ số và kinh doanh công nghệ số - Nguồn Internet

Theo khảo sát của công ty tư vấn McKinsey: “Trong khi 90% các DN nói rằng họ đang tham gia vào một số hình thức số hóa, thì chỉ có 16% nói rằng họ đang có quyết tâm táo bạo. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng cửa sổ cơ hội để đưa ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp vẫn còn mở, nhưng không lâu”.

Chuyển đổi số xuất hiện từ khi nào?

Doanh thu các cửa hàng bán lẻ giảm - Nguồn: Internet

Chuyển đổi số đã xảy ra trước đó, chứ không phải như mọi người hiểu là năm 2013, khi doanh thu của các cửa hàng bán lẻ ở Mỹ, nhân dịp Giáng sinh và Tết Dương lịch giảm xuống 50% và doanh thu mua bán trực tuyến qua Internet tăng 81% so với ba năm trước đó. Việc không viết thư trên giấy, mà nhắn tin, gửi thư điện tử qua điện thoại... khiến bưu điện truyền thống gần như phá sản. Sony Wakman thống trị trên thị trường nghe nhạc từ năm 1979, rồi ngủ quên chiến thắng và đến năm 2010 phải thôi sản xuất khi các thiết bị số ra đời như Ipod, Iphone và Samsung smart phone… Và cái tên Sony cứ mờ dần đi.

Năm 1998, Amazon giới thiệu hệ thương mại điện tử - bán sách trực tuyến, làm các nhà máy in sách điêu đứng và phải thay đổi để tồn tại. Báo chí giấy thay dần bằng báo chí điện tử khi Ipad, Tablet - máy tính bảng ra đời và nhiều người đọc tin tức trực tuyến hơn trên Internet. Netflix không có hạ tầng viễn thông, nhưng phát triển thành công dịch vụ xem phim theo yêu cầu khắp nơi trên thế giới đáp ứng một lượng khách hàng xem phim khổng lồ. Netflix với phần mềm bình thường, thông qua Internet mà đã thành công như vậy. Booking.com ở Hà Lan có thể quyết định giá khách sạn ở Venice, London, Paris, Phú Quốc,… Theo Wikipedia, trang web với 43 ngôn ngữ, có 28 triệu danh sách gồm 148.000 điểm đến tại 228 quốc gia và các vùng lãnh thổ trên toàn thế giới. Mỗi ngày, hơn 1.550.000 phòng được đặt trước trên trang web.

Tháng 6/2017, tại Việt Nam, Vinasun Taxi kiện Grab phải bồi thường cho họ 4,8 tỉ VND vì những thiệt hại mà Grap gây ra cho DN. Đến ngày 10/3/2020, Tòa án nhân dân Cấp cao xử phúc thẩm đã ra phán quyết cuối cùng, buộc Grap bồi thường 4,8 tỉ đồng cho "một phần thiệt hại" của Vinasun. Grab chỉ với phần mềm gọi xe trên điện thoại thông minh đã chiếm được phần lớn thị trường taxi ở Việt Nam với chất lượng dịch vụ tốt hơn, giá rẻ hơn và tạo ra sân chơi công bằng hơn cho các tài xế.

Chuyện gì đã xảy ra? Có phải nhờ các sản phẩm số như điện thoại thông minh, máy bay không người lái, ôtô không người lái, các thiết bị IoT, Điện toán đám mây, Facebook, Google, 4G, 5G... Số người được kết nối Internet nhiều hơn, các phần mềm miễn phí nhiều hơn, vận tốc truyền dữ liệu nhanh gấp nhiều lần sau mỗi năm và lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập từ người dùng và các thiết bị IoT.

Tại sao Apple, Amazon, Netflix, Booking, Grab… thành công? Phải chăng họ nắm bắt được các công nghệ số đang là xu hướng của thời đại và biết vận dụng sáng tạo vào việc kinh doanh của mình.

Hệ thống thương mại điện tử của Amazon – nguồn Internet

Người dùng có thể tìm kiếm bất kỳ sản phẩm gì và đặt hàng bất cứ lúc nào, nơi nào trên hệ thống thương mại điện tử của Amazon. Công nhân Amazon không thể chỉ làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, rồi nghỉ cuối tuần như trước đây. Công ty bắt buộc phải thay đổi chiến lược phát triển kinh doanh, cơ cấu tổ chức nhân sự, hệ thống CNTT phải dễ dàng thay đổi theo yêu cầu của kinh doanh, rồi cơ sở hạ tầng phải dùng nền tảng Điện toán đám mây để làm sao đáp ứng với nhu cầu mở rộng cơ sở dữ liệu của khách hàng một cách nhanh nhất và không thể nói với phòng kinh doanh ba tháng nữa máy chủ mới về.... Hệ thống của Amazon tự động thu thập và đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với từng sản phẩm và dịch vụ của các đối tác bán hàng. Sự thay đổi của Amazon là ví dụ chuyển đổi số nổi bật nhất hiện nay.

Ở Hà Lan, những năm gần đây, chuyển đổi số cũng đang diễn ra mạnh mẽ, thành công nhất có lẽ là Booking.com như đã viết ở trên. Hệ thống OV - bán vé và soát vé trực tuyến cho tất cả phương tiện giao thông với hàng triệu người dùng cùng một lúc là ấn tượng nhất. Hệ thống Chính phủ điện tử - DigiD của nhà nước được đưa vào khai thác sau một số trục trặc ban đầu của giải pháp xác thực người dùng trực tuyến. Các hệ thống thương mại điện tử tăng nhanh, nhờ giải pháp thanh toán trực tuyến iDEAL được người dùng tin tưởng, do đó một số chuỗi cửa hàng bán lẻ đã bị đóng cửa.

Chuyển đổi số đã được đưa vào ở hầu hết các công ty lớn như KPN, KLM, ABN-AMRO bank, Vodafone-Ziggo, Heineken… Tuy vậy, ở một số công ty, sự thay đổi rất chậm, do sức ì vẫn quá lớn, chiến lược chuyển đổi số vẫn mơ hồ, không chỉ rõ cụ thể phải làm gì để đạt được mục đích, mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và kỹ thuật vẫn không được cải thiện. Phương pháp quản lý dự án CNTT theo khung Agile - linh hoạt được áp dụng nhưng vẫn lúng túng khi đưa các nhân viên kinh doanh, kiến trúc sư CNTT và người lập trình vào một nhóm để phát triển dịch vụ hay sản phẩm mới.

Các phương pháp DevOps (một văn hóa, một cách làm việc kết hợp giữa người phát triển sản phẩm CNTT và nhân viên vận hành) hay phát triển giao thức - API trong CNTT được áp dụng một cách máy móc và tùy tiện như dùng thuốc Aspirin cho tất cả cơn đau. Các dự án Dữ liệu lớn gần như thất bại. Tuy nhiên, thời gian phát triển các sản phẩm và dịch vụ đã ngắn hơn, chi phí vận hành đã giảm nhưng chưa đáng kể khi dùng nền tảng Điện toán đám mây của Amazon hay Microsoft.

Chuyển đổi số thách thức hay cơ hội

Những câu hỏi đặt ra đối với Doanh nghiệp

Vai trò của CNTT thế nào, đã phục vụ tốt các giá trị cốt lõi của mình chưa, đã dễ thay đổi nhanh theo yêu cầu kinh doanh chưa, nên sử dụng phần mềm nào quản lý các quy trình, tài liệu, bảo mật và xác thực người dùng trực tuyến, giảm chi phí phát triển các chức năng mới, và các thay đổi không ảnh hưởng đến chức năng kinh doanh hiện tại, có nên dùng nền tảng Điện toán đám mây hay không, đã lưu trữ và thu thập thông tin khách hàng hay đối thủ tốt chưa và có nên lưu trữ trên nền tảng Dữ liệu lớn hay không?

Cách tổ chức CNTT và kinh doanh đã hiệu quả chưa, hay vẫn theo chiều dọc tách biệt nhau?

Cách quản lý nhân sự theo phòng ban hay theo nhóm, tổ chức các dự án theo phương pháp Waterfall – Thác đổ Prince 2, PMI…, hay Agile – Linh hoạt như Safe, Less, Dad…

Cách phục vụ khách hàng tốt chưa, có phải khách hàng là trung tâm không, làm sao giữ chân khách hàng, biết khách hàng thích sản phẩm nào, dịch vụ nào chưa tốt, đã biết gì về các đối thủ, đã biết sử dụng và phân tích các hành vi của khách hàng từ các mạng xã hội dựa trên nền tảng Dự liệu lớn hay chưa?

Làm sao có thể tạo ra sân chơi công bằng, phát huy sự sáng tạo của mọi thành viên trong DN để đổi mới sản phẩm hay dịch vụ theo ý thích của khách hàng và làm sao trong thời gian ngắn nhất có thể đưa sản phẩm mới ra thị trường.

Tuỳ theo dịch vụ và sản phẩm của từng DN nên ứng dụng các công nghệ số như thế nào cho phù hợp, cần tham vấn các chuyên gia CNTT lập ra chiến lược chuyển đổi số riêng, phù hợp với kinh phí và khả năng của mình.

Nhà nước cần làm những gì trong chuyển đổi số?

Việc hoàn thiện khung pháp lý là vô cùng quan trọng trong quản lý. Câu hỏi đặt ra là: Đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, giải quyết tranh chấp bảo hành hay vận chuyển hàng hóa, bí mật thông tin khách hàng được đảm bảo bởi các DN trong và ngoài nước. Độ an toàn bảo mật của các giải pháp CNTT là rất cần thiết trong giải pháp thanh toán điện tử thông qua trực tuyến cần được tháo gỡ ở tầm vĩ mô. Nhà nước cần có cơ chế đồng bộ, ví dụ như việc thu thuế rất khó khăn khi vẫn còn tồn tại phương thức thanh toán tiền mặt bên cạnh thanh toán điện tử.

Các cơ quan chức năng nên thẩm định các giải pháp thanh toán trực tuyến đã có, chọn ra giải pháp tốt nhất, đảm bảo cho người dùng, thúc đẩy nhận thức hơn nữa về phát triển các hệ thống thương mại điện tử và dịch vụ trực tuyến trên nền tảng Điện toán đám mây. Thực tế hiện nay cho thấy, các cơ quan vẫn lưu tất cả các văn bản và tài liệu, vừa trên máy tính và trên giấy, gây ra lãng phí và ảnh hưởng đến môi trường. Điều này cần phải được thay đổi bằng việc ứng dụng văn phòng không giấy tờ – đó là việc chuyển đổi ý nghĩa, có thể làm được ngay trong thời gian ngắn và có thể tiết kiệm nhiều tỷ đồng.

Chuyển đổi số là thách thức nhưng là hướng đi tất yếu của các DN muốn tồn tại trong những năm tới. Bài học Grab của Vinasun Taxi vẫn còn vị đắng nhưng là tiếng chuông thức tỉnh những DN vẫn kinh doanh theo kiểu truyền thống và không chịu thay đổi. Tuy nhiên, khi còn chưa muộn, Vinasun Taxi vẫn có cơ hội chiếm lại một phần thị trường nếu biết vận dụng CNTT vào việc quản lý và điều xe của mình....