Khung pháp lý mới và hai nhóm thủ tục trọng tâm

Ngày 16/01/2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 22/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật năm 2025. Văn bản này quy định rất rõ về điều kiện, hồ sơ, hình thức nộp hồ sơ và trình tự đăng ký hoạt động kinh doanh dịch vụ đánh giá sự phù hợp. Để được cấp giấy chứng nhận, tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tư cách pháp lý, hệ thống quản lý, năng lực chuyên môn, nhân sự, máy móc, thiết bị và các điều kiện kỹ thuật tương ứng đối với từng loại hình hoạt động.

Ngay sau đó, vào ngày 23/01/2026, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 37/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa năm 2025. Nghị định này tập trung vào việc đánh giá sự phù hợp, tổ chức, doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đánh giá sự phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp, đáp ứng đầy đủ các điều kiện về năng lực được công nhận, phạm vi hoạt động, nhân sự, trang thiết bị, quy trình và kết quả đánh giá năng lực phù hợp với từng loại hình đăng ký chỉ định.

Từ hai văn bản nền tảng trên, có thể thấy hoạt động đánh giá sự phù hợp hiện nay được chia thành hai nhóm thủ tục mang tính xâu chuỗi. Nhóm thứ nhất là đăng ký hoạt động kinh doanh dịch vụ đánh giá sự phù hợp, đóng vai trò là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp được phép kinh doanh. Nhóm thứ hai là đăng ký chỉ định hoạt động, là điều kiện đủ để tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cho phép thực hiện đánh giá trong một phạm vi cụ thể. Để thuận lợi tham gia vào chu trình này, các đơn vị cần nắm vững trình tự thực thi cho từng khâu.

Trình tự đăng ký kinh doanh dịch vụ thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự

Đối với nhu cầu kinh doanh dịch vụ thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự, công tác đầu tiên các đơn vị cần thực hiện là rà soát điều kiện kinh doanh dịch vụ tương ứng với từng loại hình hoạt động thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự. Đồng thời, xác định rõ thủ tục cần thực hiện, gồm cấp mới, cấp bổ sung, sửa đổi hoặc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hoạt động

Về phương thức nộp hồ sơ, Cổng dịch vụ công quốc gia là kênh tiếp nhận chính thức theo hình thức trực tuyến. Trong trường hợp hệ thống gặp lỗi kỹ thuật hoặc hạ tầng chưa hoàn thiện, doanh nghiệp có thể linh hoạt nộp trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính tại cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính. Sau khi nộp, doanh nghiệp phải chủ động theo dõi quá trình tiếp nhận, thẩm định để phối hợp giải quyết các vướng mắc.

Khi đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, các đơn vị phải liên tục duy trì đầy đủ các điều kiện hoạt động, thực hiện đúng trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. Đặc biệt, cần chú ý thực hiện thủ tục đăng ký gia hạn trước khi giấy phép hết hiệu lực, đồng thời nhận thức rõ các rủi ro có thể dẫn đến việc bị thu hồi giấy chứng nhận để có biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả kịp thời.

Quy định về đăng ký chỉ định tổ chức thực hiện hoạt động thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự

Tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đánh giá sự phù hợp và có nhu cầu được chỉ định thực hiện hoạt động thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự cần lưu ý rà soát điều kiện chỉ định tương ứng với từng loại hình hoạt động đăng ký chỉ định thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chỉ định theo phạm vi, lĩnh vực và loại hình hoạt động đề nghị được chỉ định. Đồng thời, xác định rõ trường hợp thực hiện thủ tục, gồm chỉ định lần đầu, chỉ định tạm thời (nếu có), thay đổi, bổ sung, thu hẹp phạm vi chỉ định hoặc cấp lại quyết định chỉ định.

Tương tự như đăng ký kinh doanh, hồ sơ đăng ký chỉ định được ưu tiên nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Nếu có sự cố hạ tầng, hồ sơ này sẽ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu chính về Ban Cơ yếu Chính phủ. Trong suốt quá trình chờ đợi và cả sau khi có quyết định, doanh nghiệp cần theo sát tiến độ thẩm định, chủ động đề nghị tiếp tục chỉ định trước khi hết hạn.

Cùng với đó, kịp thời thực hiện thủ tục cần thiết khi có thay đổi về năng lực, nhân sự chuyên môn, thiết bị, quy trình chuyên môn, hệ thống quản lý chất lượng hoặc phạm vi hoạt động được chỉ định… Duy trì đầy đủ điều kiện được chỉ định trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp và thực hiện đầy đủ trách nhiệm của tổ chức được chỉ định thực hiện hoạt động thử nghiệm, giám định hoặc chứng nhận sản phẩm mật mã dân sự. Đáng lưu ý, các trường hợp có thể bị thu hồi quyết định chỉ định. Trường hợp bị thu hồi, tổ chức chỉ được xem xét đăng ký lại sau khi đã khắc phục vi phạm và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Yêu cầu chung đối với quy trình chứng nhận hợp quy sản phẩm mật mã dân sự

Bên cạnh việc tuân thủ thủ tục hành chính, doanh nghiệp có thể tham khảo các yêu cầu chung sau đây để xây dựng, hoàn thiện quy trình nội bộ đánh giá sự phù hợp uy tín cần thiết lập được quy trình chứng nhận hợp quy nội bộ chuyên nghiệp.

Quy trình này trước hết phải xác định rõ mục đích, phạm vi và đối tượng áp dụng của quy trình chứng nhận hợp quy. Đồng thời, liệt kê đầy đủ tài liệu viện dẫn làm căn cứ thực hiện, gồm các văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy trình nội bộ và tài liệu chuyên môn có liên quan và định nghĩa các thuật ngữ, định nghĩa được sử dụng trong quy trình.

Mọi bước từ tiếp nhận yêu cầu đến ban hành kết quả đều phải được ấn định thời gian rõ ràng, phân công trách nhiệm minh bạch cho từng cá nhân, bộ phận và tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc độc lập, khách quan, công bằng, bảo mật.

Trong khâu triển khai thực tế, quy trình cần quy định chi tiết cách thức tiếp nhận hồ sơ, đánh giá năng lực thực hiện và lên kế hoạch chứng nhận cụ thể. Quá trình đánh giá phải dựa trên hồ sơ, điều kiện bảo đảm chất lượng và kết quả thử nghiệm kỹ thuật. Dựa trên các bằng chứng khách quan đó, tổ chức sẽ đưa ra quyết định xử lý. Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, hồ sơ sẽ được thẩm xét để ban hành Giấy chứng nhận hợp quy. Ngược lại, nếu chưa đạt, tổ chức phải thông báo rõ lý do và yêu cầu khắc phục.

Để bảo đảm tính hệ thống, việc lưu trữ hồ sơ chứng nhận phải được thực hiện nghiêm ngặt, phục vụ hiệu quả cho công tác truy xuất và quản lý hậu kiểm. Mọi biểu mẫu sử dụng từ phiếu tiếp nhận đến báo cáo đánh giá đều phải được ban hành thống nhất. Đơn vị cũng cần cơ chế kiểm soát linh hoạt để cập nhật ngay quy trình mỗi khi có sự thay đổi về pháp luật hay tiêu chuẩn kỹ thuật.

Để tham gia hiệu quả vào hoạt động đánh giá sự phù hợp sản phẩm mật mã dân sự, các tổ chức, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các Nghị định số 22/2026/NĐ-CP và Nghị định số 37/2026/NĐ-CP của Chính phủ. Việc bám sát các quy định pháp lý và sử dụng đúng các mẫu hồ sơ tương ứng không chỉ giúp quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ mà còn khẳng định năng lực, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã: 

Hướng dẫn đăng ký hoạt động thử nghiệm sản phẩm Mật mã dân sự.pdf

Hướng dẫn đăng ký hoạt động giám định sản phẩm Mật mã dân sự.pdf

Hướng dẫn đăng ký hoạt động chứng nhận sản phẩm Mật mã dân sự.pdf

Hướng dẫn thủ tục chứng nhận hợp quy sản phẩm Mật mã dân sự.pdf