Việc triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng đã và đang góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, thúc đẩy cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử. Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành Chỉ thị 02/CT-BKHĐT ngày 29/3/2019 về việc gửi nhận văn bản điện tử tại Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; Quyết định 369/QĐ-BKHĐT ngày 27/3/2019 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử; thống nhất quy trình, phương thức trao đổi văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua môi trường mạng theo đúng quy định của pháp luật hành chính.

Ứng dụng CKS trong hoạt động của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Bộ Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) nói chung, các đơn vị trực thuộc Bộ nói riêng đã quan tâm, chỉ đạo triển khai ứng dụng CKS trong các hoạt động nghiệp vụ của mình như gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Eoffice, dịch vụ công trực tuyến và một cửa điện tử. Bên cạnh đó, Bộ KH&ĐT đã thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ và các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ để tiến tới việc chỉ gửi văn bản điện tử tới các Bộ, ngành và địa phương từ năm 2020.

Việc tăng cường triển khai ứng dụng CKS trong trao đổi văn bản điện tử tại Bộ KH&ĐT thông qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Eoffice, hộp thư điện tử đối với các văn bản sau: Giấy mời họp nội bộ; các tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác của cơ quan; các chương trình, kế hoạch của cơ quan, công văn, phiếu trình…

Gửi văn bản điện tử được ký số thông qua phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc hoặc hộp thư điện tử song song văn bản giấy với các văn bản gửi đến các cơ quan, địa phương khác.

Đối với các cá nhân, CKS được ứng dụng để: bảo mật dữ liệu cá nhân, các dữ liệu chuyên môn, ký vào các tài liệu trao đổi công việc.

Trong công tác cải cách hành chính, việc tích hợp sử dụng CKS trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Eoffice với đồng thời 2 giải pháp ký số là: sử dụng thiết bị USB Token và SIM CA (smarphone, ipad,…) do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp đã giúp nâng cao hiệu quả trong công tác gửi, nhận văn bản và điều hành công việc trong Bộ, thuận lợi hơn trong việc ký duyệt văn bản.

Để việc sử dụng CKS được thông suốt, Bộ KH&ĐT đã tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn cho: các Cục Thống kê, lãnh đạo các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong Bộ. Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Eoffice đã được triển khai tập trung đến 100% các đơn vị trực thuộc và cả ngành Thống kê (đến các Chi Cục Thống kê trên cả nước). Ước tính hiện nay, Bộ KH&ĐT có khoảng hơn 7.500 tài khoản sử dụng hệ thống Eoffice với hơn 4.500 CKS đã được cấp cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Bộ.

Hiệu quả của việc ứng dụng CKS tại Bộ KH&ĐT

Tiết kiệm được chi phí giao dịch so với văn bản giấy thông thường (giấy, mực in, chuyển phát,…), giảm công sức lao động người đưa công văn, scan văn bản giấy, nhân bản công văn, thuận tiện cho lãnh đạo ký duyệt văn bản ở mọi lúc mọi nơi, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo điều hành.

Việc gửi, nhận các văn bản, công văn, báo cáo,… được thực hiện chặt chẽ theo quy chế hoạt động nội bộ, giúp đảm bảo an toàn dữ liệu, tránh được thất lạc hoặc bị truy cập trái phép trên đường truyền, rút ngắn thời gian đăng tải thông tin và thời gian thực hiện thủ tục hành chính, triển khai rộng rãi công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan.

Công tác chỉ đạo, điều hành, phê duyệt văn bản của lãnh đạo được thuật tiện, linh hoạt và cơ động góp phần quan trọng trong nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.

Một số chú ý an toàn khi sử dụng chữ ký số

Cần đảm bảo tính sẵn sàng của các thiết bị và phần mềm đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt. Đây là điều kiện tiên quyết để có thể ký số và xác thực chữ ký.

Nếu chữ ký bằng tay được thực hiện trên giấy và không thể chuyển giao cho người khác thì chữ ký số không như vậy. Chữ ký số là một bộ mật mã được cấp cho người sử dụng dưới hình thức USB hoặc SIM điện thoại tạo khả năng tách biệt khỏi chủ nhân của chữ ký. Ngoài ra, mật mã có thể bị đánh cắp hoặc bị phá vỡ. Cũng có thể, chủ nhân chữ ký số chuyển giao cho người khác mật mã của mình. Như vậy, tính bảo mật của chữ ký điện tử cũng có những rủi ro nếu như không sử dụng đúng cách.

Chữ ký điện tử được cấp có thời hạn cho người sử dụng nên để chữ ký có hiệu lực cần được gia hạn thêm bởi cơ quan có thẩm quyền.

Trong thời gian tới, Bộ KH&ĐT sẽ tiếp tục triển khai Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tăng cường tổ chức đào tạo, tập huấn để các đơn vị thực hiện thông suốt ứng dụng chữ ký số vào công tác xử lý văn bản. Các cơ quan, đơn vị cũng cần bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống mạng hoạt động ổn định; tăng cường nguồn nhân lực công nghệ thông tin và an toàn thông tin có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nhiềm vụ.