Nghị định cũng nêu rõ, tối đa hóa các bước thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của tổ chức, cá nhân và cơ quan có thẩm quyền. Như vậy, các thủ tục hành chính, hồ sơ, giấy tờ sẽ được thể hiện và chấp nhận dưới dạng điện tử. Điều này sẽ tạo ra những thay đổi lớn trong phương thức giải quyết thủ tục hành chính.

Trong quá trình soạn thảo Nghị định 45, Văn phòng Chính phủ (VPCP) đã tổ chức nhiều cuộc họp, lấy ý kiến Ban Soạn thảo và Tổ biên tập; nhiều lần tham vấn các chuyên gia chính phủ điện tử, các tổ chức quốc tế như Ngân hàng Thế giới, Cơ quan Phát triển Pháp; lấy ý kiến nhân dân trên Cổng TTĐT Chính phủ và lấy ý kiến bằng văn bản với Bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức có liên quan.

Nghị định 45 được đánh giá là tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên môi trường điện tử từ vấn đề xác thực, định danh cá nhân đến quy trình thực hiện, giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, trách nhiệm của các cơ quan trong xây dựng và thực hiện giải pháp bảo đảm phương thức, kiểm soát chất lượng thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử... để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công dân, tổ chức trong giao dịch trực tuyến, từng bước nâng cao tỷ lệ giao dịch trực tuyến trong các cơ quan hành chính Nhà nước.

Thiết lập hành lang pháp lý thống nhất

Theo ông Ngô Hải Phan, Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (VPCP), Nghị định 45 có 4 nội dung chính sách đáng chú ý. Trong đó, đặc biệt quan trọng là việc quy định khung pháp lý cho việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Bởi hiện nay, các quy định thủ tục hành chính thực hiện theo cách thức trực tuyến mới chỉ có ở một số văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực cụ thể như ngân hàng, tài chính, y tế, lao động…

Do thiếu một quy định khung về việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên môi trường điện tử, nên trong cách tiến hành thực hiện thủ tục hành chính còn nhiều điểm bất hợp lý, bao gồm quy định về việc chứng minh tính chính danh của người thực hiện; tính chính xác, hợp pháp của tài liệu; việc công nhận và sử dụng lại kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử; hỗ trợ lưu trữ thông tin trên hệ thống Cổng dịch vụ công. Điều này dẫn đến tâm lý không tin tưởng, yên tâm khi giao dịch điện tử đối với công dân, tổ chức.

Giải quyết vấn đề này, Nghị định 45 đã quy định khung pháp lý cho việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử bao gồm việc đăng nhập và công nhận tính pháp lý của chủ thể trong thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến; các hình thức của hồ sơ trong thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến; kho lưu trữ điện tử của cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến; việc cung cấp kết quả giải quyết điện tử có giá trị pháp lý tương đương kết quả giải quyết theo cách thức truyền thống.

Trên cơ sở các nguyên tắc chung đó, giao các Bộ, ngành, địa phương xây dựng và thực hiện giải pháp bảo đảm phương thức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Lấy người dân làm trung tâm phục vụ

Nghị định 45 quy định về quy trình và cơ chế kiểm soát chất lượng cung cấp phương thức thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến cho tổ chức, cá nhân.

Cũng theo ông Ngô Hải Phan, hiện nay, mỗi Bộ, ngành, địa phương tự xây dựng các dịch vụ công trực tuyến thuộc thẩm quyền giải quyết, không có cơ chế kiểm soát chất lượng dẫn đến tình trạng cùng một thủ tục hành chính song việc cung cấp thông tin, thực hiện dịch vụ công trực tuyến có sự khác biệt giữa các địa phương... Việc lựa chọn đúng các thủ tục hành chính phù hợp với nhu cầu thực tế để cung cấp trực tuyến sẽ góp phần giảm lãng phí về thời gian, công sức của các cơ quan nhà nước trong quá trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Qua đó, cung cấp đúng những thủ tục hành chính mà công dân, tổ chức có nhu cầu giao dịch lớn, giúp tạo thuận lợi trong thực hiện các thủ tục hành chính. Khi quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan trong việc xây dựng, lựa  chọn giải pháp và cung cấp dịch vụ trực tuyến sẽ giúp kiểm soát được chất lượng dịch vụ trước khi vận hành, tránh lãng phí nguồn lực.

Một chính sách quan trọng nữa tại Nghị định 45 là quy định trách nhiệm của các cơ quan trong việc số hóa hồ sơ, tài liệu và cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử cho người dân; việc khai thác thông tin của các cơ quan để giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức mà không yêu cầu người dân phải cung cấp lại.

“Cơ quan quản lý Nhà nước sẽ phải thay đổi cách quản lý dữ liệu từ thủ công truyền thống sang quản lý điện tử, số hóa các dữ liệu quản lý. Cần xác định đây là nhiệm vụ thường xuyên để đáp ứng phương thức quản lý hiện đại, rất quan trọng giúp tạo một nền tảng dữ liệu để quản lý và phát triển. Kinh nghiệm của các nước triển khai chính phủ điện tử cho thấy đây là một trong những nhiệm vụ cần thực hiện càng sớm càng hỗ trợ tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý nhà nước”, ông Ngô Hải Phan nhấn mạnh.

Từ đó, sẽ tạo tiền đề cho sự thay đổi về phương thức phục vụ, hướng đến phương thức phục vụ tại nhà, qua các thiết bị điện tử thông minh để đáp ứng các giao dịch giữa người dân và cơ quan nhà nước. Quy định này cũng tạo cơ sở pháp lý cho việc cấp song song kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử với kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định; công nhận giá trị pháp lý của kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử.

Bản sao điện tử được ký số, bảo đảm tính pháp lý

Nghị định 45 cũng quy định về việc cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý thông qua giải pháp chứng thực từ bản chính hoặc cấp từ sổ gốc. Thay vì cấp bản sao bằng giấy như trước, tổ chức, cá nhân khi thực hiện chứng thực có thể yêu cầu cấp bản sao bằng hình thức điện tử. Bản sao điện tử được ký số, bảo đảm tính pháp lý, nguyên vẹn của dữ liệu.

Bà Nguyễn Thị Tuyết Minh (Cục Kiểm soát thủ tục hành chính) nêu ví dụ, nếu tính trung bình thực hiện 1 hồ sơ chứng thực với độ dày 5 trang tài liệu, chi phí xã hội một người dân, tổ chức phải bỏ ra là 50.000 đồng (theo cách tính chi phí tuân thủ kiểm soát thủ tục hành chính, bao gồm việc sao chụp, đi lại, phí chứng thực) và người dân thường phải thực hiện rất nhiều lần trong một năm. Tuy nhiên nếu được cấp bản sao điện tử, người dân, tổ chức có thể dùng lại được, do vậy sẽ chỉ phát sinh 1 lần thực hiện chứng thực trong nhiều năm.

Với giả định do tái sử dụng nên giảm được 20% số lượng hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính trong 1 năm trên toàn quốc, với số liệu hồ sơ chứng thực trung bình phát sinh trong 1 năm, chi phí tiết kiệm được cho xã hội sẽ là 1.400 tỷ đồng/năm.

Với các bản sao điện tử đã được ký số và lưu trên Kho lưu dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công quốc gia, người thực hiện dễ dàng khai thác bản sao điện tử đã thực hiện. Các bản sao điện tử đã được ký số bảo đảm được tính pháp lý và nguyên vẹn và dễ dàng tái sử dụng.

 “Cải cách hành chính không phải là chạy theo thành tích mà quan trọng nhất là phục vụ và làm hài lòng người dân", đó là tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng.

Với Nghị định 45, VPCP kỳ vọng những chính sách mới được ban hành sẽ kịp thời tạo khuôn khổ pháp lý cho việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, tăng cường trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước, sự tham gia của cá nhân, tổ chức trong giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính, hỗ trợ việc xây dựng Chính phủ điện tử”, ông Ngô Hải Phan nhấn mạnh.